Konfigurasjon og oppsett av regnskap (konto, MVA og avdeling)

Entrii bruker regnskapskontoer, momskontoer og regnskapsavdelinger for å klassifisere omsetning per produkt. Når en kunde kjøper, arver bestillingslinjene konto, MVA-sats og avdeling fra produktet — slik at omsetningsrapporter, utbetalingsoppgjør og videre regnskapsføring kan deles opp riktig.

De tre oppsettene

Oppsett	Felt i Entrii	Rolle i salgsflyten
Regnskapsavdeling	Navn og nummer	Fordeler omsetning på avdeling eller kostnadssted — for eksempel museum, kafé eller arrangement.
Momskonto	Navn, nummer og momssats (%)	Angir MVA-sats på salg. Momssatsen brukes når bestillingslinjer opprettes og i MVA-oppdeling i rapporter.
Regnskapskonto	Navn, nummer og valgfri regnskapsavdeling	Inntektskonto produktet bokføres mot. Kobles direkte til produkter. Avdeling arves fra kontoen når produktet selges.

Anbefalt rekkefølge

1. Opprett regnskapsavdelinger — hvis du trenger avdelingsfordeling. Bruk navn og nummer som matcher regnskapssystemet (for eksempel avdelingsnummer fra ERP).

2. Opprett momskontoer — én konto per MVA-sats du selger med. Når listen er tom, kan du bruke snarveien Opprett standard MVA-satser (0, 12, 15, 25 %) for å legge inn norske standardsatser med foreslåtte kontonumre.

3. Opprett regnskapskontoer — inntektskontoer per produktgruppe eller salgstype. Velg regnskapsavdeling på kontoen der avdeling skal følge alle produkter på den kontoen.

4. Koble konto og momskonto til produkter — under fanen Økonomi → seksjonen Regnskap på hvert produkt.

Regnskapsavdelinger

Gå til Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Regnskapsavdelinger. Hver avdeling har navn og nummer.

• Bruk avdelinger når samme inntektskonto skal splittes på flere driftsenheter — for eksempel billetter vs. kafésalg.

• Avdeling settes på regnskapskontoen, ikke direkte på produktet. Ved salg arver bestillingslinjen avdeling fra produktets regnskapskonto.

• Du kan la avdeling stå tom hvis du ikke trenger avdelingsfordeling.

Momskontoer

Gå til Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Momskontoer. Hver momskonto har navn, nummer og momssats (%).

Ved første oppsett, når ingen momskontoer finnes, vises handlingen Opprett standard MVA-satser (0, 12, 15, 25 %). Den oppretter disse fire kontoene med typiske norske kontonumre:

• Mva 0 % — kontonummer 5

• Mva 12 % — kontonummer 33

• Mva 15 % — kontonummer 31

• Mva 25 % — kontonummer 3

Regnskapskontoer

Gå til Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Regnskapskontoer. Hver regnskapskonto har navn, nummer og valgfri regnskapsavdeling.

Typisk oppsett er én regnskapskonto per inntektstype — for eksempel Billetter arrangement, Omvisninger og Tilleggsprodukter. Kontonumrene bør samsvare med inntektskontoer i regnskapssystemet ditt.

Koble regnskap til produkter

På hvert produkt — under Produkter eller på programmet under fanen Produkter — åpner du fanen Økonomi og seksjonen Regnskap. Der velger du:

• Regnskapskonto — hvilken inntektskonto salget bokføres mot.

• Momskonto — hvilken MVA-sats som gjelder for produktet.

Når en bestilling opprettes, kopieres disse verdiene til bestillingslinjene. MVA-sats, regnskapskonto og avdeling settes automatisk fra produktet (avdeling via regnskapskontoen). Det sikrer konsistente tall i rapporter — også når produktpris eller regler endres senere, beholder historiske linjer verdiene fra kjøpstidspunktet.

Hvor regnskapsdata brukes

• Omsetningsrapport — filtrer på regnskapskontoer, se sum per MVA-sats og per produkt.

• Utbetalingsoppgjør (betaling) — omsetning per regnskapskonto, momskonto og avdeling for hvert oppgjør fra betalingsleverandør.

• Integrasjoner — for eksempel PCKasse-omsetning ved billettvalidering, der varer og hovedgrupper i PCK bør avstemmes med regnskapskontoene i Entrii.

Sjekkliste før go-live

• Regnskapsavdelinger er opprettet (dersom avdelingsfordeling trengs).

• Momskontoer dekker alle MVA-satser du selger med.

• Regnskapskontoer er opprettet med riktige numre og avdeling.

• Alle aktive produkter har regnskapskonto og momskonto under Økonomi → Regnskap.

• Testkjøp er gjennomført og verifisert i omsetningsrapporten.

• Kontonumre og avdelinger er avstemt med regnskapsfører.