Importere firmaer fra regneark (CSV/Excel)

Gå til Kunder, åpne Firmaer, og klikk Importer øverst på firmalisten, rett før knappen for å opprette et nytt firma. Du trenger tillatelsen Create:Company. For å oppdatere eksisterende firma ved duplikater trenger du også Update:Company.

Under Last opp fil velger du Fil (CSV eller Excel). Første rad i filen behandles som kolonneoverskrifter. Tomme rader hoppes over.

På steget Felter og duplikater velger du hvordan duplikater skal håndteres, og kobler kolonner i filen til Entrii-felt:

• Duplikatsjekk på — Organisasjonsnummer (standard) eller Navn

• Standard for duplikater — Hopp over eller Oppdater (krever Update:Company)

Med Organisasjonsnummer som duplikatsjekk matcher importen mot eksisterende firma på org.nr. uten mellomrom. Tomt organisasjonsnummer på en rad betyr at raden opprettes som nytt firma uten duplikatsjekk — du trenger ikke mappe en kolonne til Organisasjonsnummer for at dette skal fungere.

Med Navn som duplikatsjekk matcher importen på firmanavn (store og små bokstaver regnes som like). Navn må da være koblet til en kolonne.

Obligatorisk mapping:

• Navn må alltid kobles til en kolonne.

Du kan i tillegg mappe Organisasjonsnummer, E-post, Telefon, Landskode, Adresse, Postnummer, Poststed, Land og Firmatyper.

I filen matcher Firmatyper mot eksisterende typenavn. Flere typer kan skilles med komma eller semikolon — hvert navn må treffe nøyaktig én firmatype, ellers blir raden ugyldig. Importen oppretter ikke nye firmatyper.

Klikk Fortsett til gjennomgang når mappingen er klar.

Tabellen under Gjennomgang viser én rad per firma. Kolonnen Handling viser om raden Opprettes, Oppdateres, Hoppes over (duplikat), Hoppes over (avkryssing av) eller er Ugyldig. Feil forklarer hva som må rettes.

Du kan redigere direkte i tabellen:

• Avkryssing Importer — slå av rader du ikke vil ta med (ugyldige rader kan ikke importeres)

• Navn, Organisasjonsnummer, E-post og Telefon

• Firmatyper — velg i søkbart nedtrekk (ett valg per rad)

Landskode, adresse, postnummer, poststed og land som kun ble satt via mapping vises ikke som egne kolonner i tabellen — rett dem i filen og last opp på nytt, eller oppdater firmaet etter import.

Når alt ser riktig ut, klikk Gjennomfør import og bekreft. Du kan også gå Tilbake til firmaer uten å importere.

Etter import vises Importrapport med Oppsummering: hvor mange som ble Opprettet, Oppdatert, Hoppet over av deg, Duplikater hoppet over og Feilet. Bruk Tilbake til firmaer for å se listen.

• Opprett firmatyper i backoffice før import — importen oppretter ikke nye typer.

• Test gjerne med en liten fil først før du importerer mange firma.

• Ved oppdatering av duplikater oppdateres firmakortet med feltene fra raden. Firmatyper synkroniseres når Firmatyper var med i mappingen.

• Samme duplikatnøkkel (org.nr. eller navn, avhengig av valget på steget Felter og duplikater) kan ikke forekomme flere ganger i én fil — ekstra rader markeres som ugyldige. Rader uten org.nr. når duplikatsjekk er på organisasjonsnummer telles ikke som duplikater i filen.