Omsetning og motregning i PCKasse via Entrii

Når kunder kjøper billetter og tillegg i Entrii, skjer betalingen i Entriis betalingsløsning — ikke direkte i PCKasse. For at omsetningen skal speiles korrekt i PCKasse og videre i regnskapet, registreres salget som varer på ordre i PCKasse når billetter valideres ved innslipp. Betalingen motføres samtidig med et eget motregningsprodukt per betalingsmåte, slik at PCKasse balanserer salget uten dobbeltføring.

To typer varer i PCKasse

Integrasjonen skiller mellom billettvarer og betalingsvarer. De har ulike roller i omsetningsflyten:

• Billettvarer er PCK-artiklene som representerer det kunden faktisk har kjøpt — billetter, tillegg og avgifter. Omsetningen registreres på disse varene. Hver Entrii-billettype og hvert tilleggsprodukt må kobles til riktig PCK-artikkel i Entrii.

• Betalingsvarer (motregningsprodukter) er egne PCK-artikler per betalingsmåte — for eksempel én vare for Vipps og én for kort. De brukes kun til å motføre betalingen som allerede er gjennomført i Entrii, ikke til å registrere selve omsetningen.

Ved validering legges billettvaren på ordren med riktig beløp. Motregningsproduktet for den aktuelle betalingsløsningen legges på samme ordre med motsatt fortegn, slik at ordren balanserer til null i PCKasse.

Varer, hovedgrupper og regnskapskonto

I PCKasse er det hovedgruppen på en vare som bestemmer hvilken regnskapskonto omsetningen bokføres mot. For at tallene skal stemme mellom Entrii, PCKasse og regnskapssystemet, må varer plasseres i riktige hovedgrupper før integrasjonen tas i bruk.

For billettvarer gjelder de samme hovedgruppene som for tilsvarende salg i PCKasse — for eksempel inngangsbilletter, mat og drikke, eller parkering. Disse gruppene bør avstemmes med regnskapsfører slik at omsetningen havner på riktig inntektskonto.

For betalingsvarer er hovedgruppevalget særlig viktig. Motregningsproduktene må kobles til hovedgrupper som kan motføres mot utbetalinger fra betalingsleverandør — altså den kontoen der innkommende Vipps-, kort- eller andre betalinger normalt registreres i regnskapet. Feil hovedgruppe på betalingsvarene gir avvik mellom PCKasse og regnskap, selv om validering og synkronisering fungerer teknisk.

Etter at varer og hovedgrupper er opprettet i PCKasse, synkroniseres de til Entrii via Entrii PCK Agent. Deretter kobles Entrii-produkter til riktige PCK-artikler, og motregningsprodukter knyttes til betalingsløsningene i Entrii backoffice.

Billettvalidering og omsetning

For billetter knyttet til allokering registreres omsetning i PCKasse i forbindelse med billettvalidering ved innslipp — ikke når kunden kjøper billetten i Entrii. Flyten for slike billetter ser slik ut:

1. Gjesten møter opp og presenterer billetten — som QR-kode på mobil, utskrift eller i wallet.

2. Billettkoden skannes inn i PCKasse. Entrii validerer koden mot ordren i skyen og sjekker at billetten er gyldig, ikke allerede brukt, og tilhører riktig arrangement.

3. Ved gyldig billett oppretter Entrii en ordre i PCKasse via integrasjonen. Ordren får kundenummer for innsjekk og inneholder PCK-artikkelen som er koblet til billettypen, med beløp fra det opprinnelige salget.

4. Dersom omsetningssynkronisering er aktivert, legges også motregningsproduktet for betalingsmåten på ordren, slik at betalingen motføres.

5. Billetten markeres som brukt i Entrii. Gjesten slipper inn, og omsetningen er registrert i PCKasse på riktig vare og hovedgruppe.

Validering krever at PCKasse-integrasjonen er konfigurert med lisens, Entrii-bruker for automatisk innlogging, kundenummer for innsjekk, og at produkter er matchet mot PCK-artikler. Umatchede produkter gir ofte feil ved scanning eller manglende omsetning i PCK.

Hva skjer ved ugyldig billett?

Dersom billetten allerede er brukt, tilhører feil arrangement, eller koden ikke gjenkjennes, avviser Entrii valideringen. Ingen ordre opprettes i PCKasse, og ingen omsetning registreres. Vanlige tekniske årsaker til valideringsfeil — som feil QR-leseroppsett — påvirker ikke regnskapet, men hindrer innslipp til gyldige billetter.

Motregning mot betalingsløsning

Siden betalingen skjer i Entrii, har PCKasse ikke mottatt penger direkte fra kunden. Motregningen sikrer at PCKasse likevel reflekterer det fullstendige salget:

• Billettvaren øker omsetningen på riktig inntektskonto (via hovedgruppe).

• Motregningsproduktet reduserer den tilsvarende betalingskontoen (via sin hovedgruppe), slik at nettoeffekten balanserer.

Hvert motregningsprodukt knyttes til én betalingsløsning i Entrii — for eksempel Vipps, Nets eller Stripe. Dersom du har flere betalingsmåter som skal synkronisere omsetning, trengs én betalingsvare per måte i PCKasse, hver med riktig hovedgruppe for den aktuelle leverandøren.

Utbetalinger fra betalingsleverandør (oppgjør til bankkonto) håndteres som vanlig i regnskapet. Fordi motregningsproduktene er satt opp med hovedgrupper som matcher disse utbetalingene, skal PCKasse-omsetningen og regnskapet henge sammen uten manuell justering per billett.

Etterregistrering og synkronisering av omsetning

Under normal drift registreres omsetning løpende i PCKasse. Når omsetningen registreres avhenger av produkttypen:

• Billetter knyttet til allokering registreres ved billettvalidering ved innslipp — som beskrevet over.

• Årskort, gavekort og andre produkter som ikke er direkte knyttet mot allokering registreres i PCKasse når gyldighetsperioden starter, ikke nødvendigvis ved første fysiske innslipp.

Dersom omsetning mangler i PCKasse — for eksempel etter nyoppsett, nedetid på agenten, eller periode uten produktmatching — kan historisk omsetning etterregistreres via synkronisering.

Entrii PCK Agent kan sende ordre og ordrelinjer fra PCKasse til Entrii for avstemming. Fra agentens PCK-fane kan du synkronisere hovedgrupper, vareliste og ordre for en gitt periode (for eksempel siste 7 dager). Synkronisering av ordre er særlig relevant når du vil kontrollere at tidligere valideringer har gitt riktige ordrelinjer i PCKasse.

Viktig å forstå: synkronisering av ordre fra PCK til Entrii er primært en avstemnings- og feilsøkingsmekanisme. Selve omsetningsregistreringen i PCKasse skjer når Entrii oppretter ordre — enten ved billettvalidering eller når gyldighetsperioden starter for produkter uten allokering. For at etterregistrering skal fungere framover, må grunnoppsettet være komplett:

• Agenten må være installert, provisjonert og kjøre med autostart.

• Varer og hovedgrupper må være synkronisert til Entrii.

• Alle aktive billettyper og tillegg må være matchet mot PCK-artikler.

• Motregningsprodukter må være knyttet til relevante betalingsløsninger.

Salgs som allerede er gjennomført før omsetningssynk var på plass — enten ved validering eller ved oppstart av gyldighetsperiode — kan ikke automatisk registreres i PCKasse i etterkant. Da må du vurdere manuell justering i PCKasse eller regnskap, avhengig av omfanget. Kontakt forhandler eller Entrii-support ved større avvik.

Vanlige årsaker til avvik

• Feil eller manglende produktmatching — Entrii finner ikke riktig PCK-artikkel, og ordren opprettes ikke eller med feil vare.

• Feil hovedgruppe på betalingsvare — omsetning og motregning balanserer i PCKasse, men regnskapet avviker fra utbetalinger fra betalingsleverandør.

• Manglende motregningsprodukt på betalingsløsning — billettvaren registreres, men betalingen motføres ikke.

• Agenten kjører ikke — validering kan fungere, men varesynk og kommunikasjon mellom PCKasse og Entrii stopper opp.

• Validering uten omsetningssynk aktivert — billetter markeres brukt i Entrii, men ingen ordre sendes til PCKasse.