Kom i gang med regnskapsintegrasjoner

Regnskapsintegrasjonene kobler salg, bestillinger og økonomidata i Entrii til PowerOffice, Tripletex, Visma Business NXT eller Xledger, slik at ordre, fakturagrunnlag og oppgjør kan følges videre i regnskapssystemet uten manuell rekeying. Artikkelen passer for administratorer og integrasjonspartnere som skal velge ERP, aktivere integrasjon og koble regnskapsoppsett i Entrii — og for økonomi som skal forstå hva som overføres og når.

Hva du kan gjøre

• Felles i Entrii — sette opp regnskapskontoer, momskontoer og regnskapsavdelinger på produkter, koble integrasjon under Integrasjoner, og bruke ERP-faktura som betalingsmåte når kunden skal betale via faktura i tilkoblet regnskapssystem. Ved kort- og Vipps-salg kan utbetalinger fra betalingsleverandør avstemmes i Entrii og overføres som bilagsgrunnlag til ERP der integrasjonen støtter det.

• PowerOffice — faktura, ordre og regnskapsflyt mellom Entrii og PowerOffice; kunder og linjer følger bestillingen du sender videre.

• Tripletex — overføre ordrer og fakturagrunnlag til Tripletex for regnskap og bokføring; kan også brukes som fakturabetaling i utsjekk der dette er aktivert i oppsettet.

• Visma Business NXT — koble salg og billetter til Visma Business NXT for økonomistyring, med ordre- og fakturagrunnlag fra Entrii.

• Xledger — sende faktura- og ordredata til Xledger, typisk for konsern og mellomstore virksomheter med tilsvarende behov for sporbarhet mot salg i Entrii.

Slik fungerer det

1. Regnskapsoppsett i Entrii — produkter og opplevelser får regnskapskonto, MVA-sats og avdeling (via konto) slik at bestillingslinjer har riktig grunnlag før overføring.

2. Integrasjon og tilkobling — du oppretter én integrasjon (PowerOffice, Tripletex, Visma Business NXT eller Xledger), fyller inn API- eller påloggingstilgang fra ERP-leverandøren og kjører Test tilkobling før du går live.

3. Kontoplan og mapping — på integrasjonen mapper du Entrii sine regnskapskontoer (og eventuelt avdelinger eller andre felt) til tilsvarende struktur i ERP, i tråd med avtale med regnskapsfører.

4. Hva som overføres — typisk bestillings- og kundedata, ordrelinjer med beløp og MVA, og fakturagrunnlag når salget skal bokføres eller faktureres i ERP. Ved ERP-faktura fullføres kjøpet med fakturering i det tilkoblede regnskapssystemet.

5. Oppgjør og utbetalinger — for kort- og løsningsbetaling synkroniseres utbetalinger i Entrii fra betalingsleverandør. Regnskapsintegrasjonen kan deretter sende utbetalingsrapporten inn i ERP som bilagsgrunnlag med linjer for belastninger, refusjoner, gebyr og netto utbetaling — så langt ERP-systemet støtter det.

6. Når overføring skjer — avhenger av integrasjon og innstillinger (for eksempel ved bekreftet bestilling, ved fakturering eller ved manuell handling fra bestillingen). Avklar ønsket flyt med integrasjonspartner før produksjon.

Hvilken bør du velge

• Tripletex — når virksomheten allerede bruker Tripletex som norsk sky-ERP og vil ha ordrer og fakturagrunnlag rett inn i samme system — eventuelt med faktura som betalingsmåte i nettbutikk.

• PowerOffice — når PowerOffice er valgt regnskapsplattform og du trenger samlet flyt for faktura, ordre og bokføring mot Entrii-salg.

• Visma Business NXT — når økonomi og rapportering ligger i Visma Business NXT og salg av billetter og opplevelser skal speiles der.

• Xledger — når Xledger er konsernets ERP og du trenger ordre- og fakturagrunnlag fra Entrii inn i den strukturen.

• Én ERP-kobling — velg integrasjonen som matcher regnskapssystemet dere faktisk bokfører i; du trenger ikke aktivere alle fire.

Hvor du finner dem i backoffice

• Konfigurasjon → Integrasjoner — Opprett integrasjon, velg PowerOffice, Tripletex, Visma Business NXT eller Xledger, og bruk Test tilkobling på integrasjonsraden. Kontoplan og mapping ligger på integrasjonsskjemaet.

• Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Regnskapskontoer og Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Momskontoer — grunnlag som linjer arver fra produkter og som skal samsvare med mapping mot ERP.

• Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Betalingsløsninger — for ERP-faktura knyttet til regnskapsintegrasjon, og for kortløsninger med Synkroniser utbetalinger som grunnlag til oppgjørssynk.

• Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Utbetalinger — oversikt over synkroniserte utbetalinger fra betalingsleverandør før overføring til regnskap.

• Bestillinger — status, transaksjoner og sporbarhet mot det som er sendt eller skal sendes til ERP.

Forutsetninger

• Valgt regnskapsintegrasjon er tilgjengelig i din Entrii-installasjon (typisk aktivert av Entrii eller partner).

• Aktivt abonnement og API- eller integrasjonstilgang hos PowerOffice, Tripletex, Visma eller Xledger — med nøkler og rettigheter avtalt med ERP-leverandøren.

• Regnskapskontoer og momskontoer er satt opp i Entrii og koblet til produkter før du forventer korrekt overføring.

• Avtale med regnskapsfører om kontonumre, avdelinger og rutine for avstemming mellom Entrii, betalingsleverandør og ERP.

• For utbetalingssynk til regnskap: betalingsløsning med synkroniserte utbetalinger i Entrii og avklart hvordan bilagsgrunnlag skal overføres i deres ERP-oppsett.

Begrensninger

• Kun installerte integrasjonstyper kan opprettes — kontakt partner hvis valget mangler under Integrasjoner.

• Hvilke bilagstyper, felt og automatikk som støttes varierer per regnskapsintegrasjon og per ERP-leverandør.

• Utbetaling til regnskap krever at utbetalinger er synkronisert i Entrii fra betalingsleverandør der dette er aktuelt — og at ERP kan motta tilsvarende bilagsgrunnlag.

• ERP-faktura erstatter ikke intern faktura i Entrii — det er to ulike flyter for fakturabetaling.

• Entrii erstatter ikke regnskapssystemet — bokføring, mva-melding og årsoppgjør skjer i ERP.

Kom i gang

1. Konfigurasjon og oppsett av regnskap (konto, MVA og avdeling)

2. Betalingsløsninger, oppgjør og avstemming i Entrii

3. Kom i gang med betalingsløsninger

4. Koble betalingsmåte til salgskanal

5. Opprett regnskapsintegrasjon under Konfigurasjon → Integrasjoner, test tilkobling, fullfør mapping og verifiser én testbestilling med regnskapsfører.

Relaterte artikler

• Integrasjonsoversikt — PowerOffice

• Integrasjonsoversikt — Tripletex

• Integrasjonsoversikt — Visma Business NXT

• Integrasjonsoversikt — Xledger

• Entrii go-live-sjekkliste