Betalingsløsninger, oppgjør og avstemming i Entrii

Entrii håndterer salg, betaling og transaksjoner — enten kunden betaler i nettbutikk, i backoffice eller via integrert kasse. For regnskap, økonomi og avstemming er det avgjørende at salg i Entrii kan følges hele veien: fra bestilling til transaksjon hos betalingsleverandør, videre til oppgjør/utbetaling og til slutt bankkonto. Denne artikkelen gir en samlet oversikt over betalingsløsningene, hvilke rapporter Entrii tilbyr, og anbefalt avstemmingsrutine.

Pengestrøm og avstemming — grunnprinsipp

Et bankinnskudd fra betalingsleverandør består som regel av flere betalinger, redusert med refusjoner, gebyrer, chargebacks og andre korreksjoner. Bankbeløpet bør derfor ikke avstemmes direkte mot brutto salg uten et mellomliggende oppgjørsgrunnlag.

Anbefalt modell i Entrii:

1. Avstem salg og transaksjoner i Entrii (omsetningsrapport, bestillinger og transaksjoner) mot betalingsleverandørens transaksjonsliste.

2. Avstem transaksjoner mot hvert oppgjør — inkludert refusjoner, gebyrer og justeringer.

3. Avstem oppgjørets nettobeløp mot bank ved hjelp av utbetalingsreferanse, dato og beløp.

4. Forklar differanser som skyldes tidsforskyvning, reserver, manuelle utbetalinger eller forsinkede hendelser.

Betalingsløsninger Entrii støtter

En betalingsløsning i Entrii er en konfigurasjon som kobles til salgskanaler og styrer hvordan betaling gjennomføres, hvilke statuser bestillingen får, og hvordan transaksjoner registreres. Løsningene administreres under Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Betalingsløsninger. Tabellen under beskriver de vanligste betalingsløsningene i Entrii — med kort om hva hver PSP-løsning er, og hvordan oppgjør kan synkroniseres. Øvrige typer inkluderer faktura via regnskapsintegrasjon (ERP-faktura) og andre alternativer.

Hva Entrii lagrer per betaling

For online betalinger registrerer Entrii transaksjoner på bestillingen med status (opprettet, reservert, belastet, refundert, kansellert), beløp, tidspunkt og referanser fra betalingsleverandøren. Dette gir sporbarhet tilbake til bestillingsnummer og salgskanal.

Typiske koblingsnøkler ved avstemming:

• Entrii bestillingsnummer og intern transaksjons-ID

• Leverandørens betalingsreferanse / PSP-referanse (vises blant annet i utbetalingsrapporten)

• Utbetalings-ID og utbetalingsreferanse mot bank

• Beløp, valuta og tidspunkt for belastning og refusjon

Rapporter for salg og oppgjør

Omsetningsrapport

Omsetningsrapporten viser salg og inntekter i Entrii — aggregert per MVA-sats, regnskapskonto, salgskanal, produkt og betalingsmåte. Den finnes under Rapporter → Salg og økonomi → Omsetningsrapport. Rapporten kan filtreres på periode, salgskanal, regnskapskonto og betalingsløsning, og du velger om dato skal følge tjenestedato (bestillingslinjer) eller kjøpsdato (belastede transaksjoner).

Bruk omsetningsrapporten til å:

• Kontrollere brutto salg, MVA og fordeling per produkt og kanal

• Sammenligne belastninger og refusjoner per betalingsmåte i perioden

• Eksportere grunnlag til regnskap (Excel/PDF) når funksjonen er tilgjengelig

Utbetalingsrapport

For betalingsløsninger med utbetalings-synk (Nets Easy, Netaxept, Mollie og Stripe) henter Entrii oppgjørsdata fra leverandøren og lagrer dem som utbetalinger med tilhørende linjer. Rapporten finnes under Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Utbetalinger. Velg betalingsgateway og periode, og bruk Synk utbetalinger for å hente nye oppgjør.

Listen viser per utbetaling blant annet utbetalingsdato, nettobeløp, gebyr, antall linjer og hvor mange som er matchet mot Entrii-transaksjoner. Klikk en rad for utbetalingsdetaljer med:

• Oppsummering (belastet beløp, netto utbetalt, PSP-gebyr, matchet og umatchet beløp)

• Utbetalingslinjer med type (belastning, refusjon, gebyr, justering) og kobling til bestilling der matching lyktes

• Aggregering per produkt, regnskapskonto, MVA-konto og avdeling

• Oversikt over umatchede linjer som bør undersøkes

• Eksport til Excel/PDF for videre arbeid i regnskap

Utbetalinger til regnskap via regnskapsintegrasjon

Alle regnskapsintegrasjoner i Entrii er bygget for å kunne synkronisere utbetalingsrapporten inn i regnskapssystemet — så langt det aktuelle ERP-systemet støtter det. Typisk sendes hver synkroniserte utbetaling som bilagsgrunnlag / voucher batch med linjer som speiler det Entrii allerede har matchet: belastninger, refusjoner, PSP-gebyr og netto utbetaling. Målet er at regnskapsfører kan bokføre bankoppgjøret i ERP uten å bygge grunnlaget manuelt fra leverandørrapport.

Dette kompletterer ERP-faktura som betalingsmåte og omsetningsdata fra Entrii: PSP håndterer innkreving og utbetaling, Entrii gir avstemming og sporbarhet mot salg, og regnskapsintegrasjonen overfører oppgjørsgrunnlaget til bokføring der ERP-systemet tillater det.

Oppsett av betalingsløsning

1. Gå til Konfigurasjon → Betaling & regnskap → Betalingsløsninger og opprett eller rediger løsningen.

2. Velg betalingsmetode (type) og fyll inn API-nøkler og avtaleparametre fra leverandøren.

3. Koble løsningen til relevante salgskanaler (nettbutikk, walk-in, counter osv.).

4. For PSP med utbetalings-synk: sett startdato for utbetalings-synk og kjør første synk under Utbetalinger.

5. Ved PCK-integrasjon: konfigurer motregningsprodukt per betalingsløsning slik at kasseomsetning kan motføres mot utbetalinger fra betalingsleverandør — se artikkelen om omsetning og motregning i PCKasse.

Anbefalt avstemmingsrutine per oppgjør

Leverandørrapporter som supplement

Entrii utbetalingsrapport er laget for avstemming mot salg i Entrii. Leverandørens egne rapporter er fortsatt viktige som offisielt oppgjørsgrunnlag og for detaljer Entrii ikke synkroniserer. Eksempler:

• Nets Easy — Payouts i Easy Admin og rapporterings-API

• Netaxept / Nets — oppgjørsrapporter i MyNets eller via innløser

• Mollie — Settlement Report

• Stripe — Payout reconciliation report eller Balance report

• Vipps MobilePay — oppgjørsrapport (XLSX/CSV) eller Report API når Vipps er egen avtale

Minimumskontroll per utbetaling

• Bankbeløp matcher nettobeløp i utbetalingsrapporten (Entrii og/eller leverandør)

• Belastninger i oppgjøret finnes i Entrii med riktig beløp

• Refusjoner er koblet til opprinnelig betaling og i riktig periode

• PSP-gebyr er bokført på avtalt konto

• Umatchede linjer er fulgt opp eller forklart

Relaterte artikler

• Konfigurasjon og oppsett av regnskap (konto, MVA og avdeling)

• Omsetning og motregning i PCKasse via Entrii

• Refusjon av hel eller delvis bestilling