Avstemming og synkronisering av omsetning og besøkstall mellom Entrii og PCKasse

Entrii er kilden for salg, betaling og innsjekk — PCKasse er kilden for kasseomsetning, kvittering og ofte besøksrapportering videre i regnskapet. For at tallene skal stemme, må omsetning og besøkstall synkroniseres og avstemmes regelmessig. Denne artikkelen beskriver anbefalt rutine for daglig drift, hvordan du bruker favorittknappen i kassen, og hvordan du leser synkroniseringsloggen for å bekrefte at alt er mottatt.

Anbefalt avstemmingsrutine

Under normal drift registreres omsetning løpende når billetter valideres, counter- og walk-in-salg synkroniseres, eller TVM-automater fullfører salg. Likevel oppstår det av og til forsinkede eller manglende ordre — for eksempel etter nettverksbrudd, agent-nedetid, glemt kjøring av ordre i kassen, eller nye produkter uten matching. Da trengs en fast rutine for avstemming.

Favorittknapp i kassen

På samme måte som billett- og ordreskanner har Entrii en ferdig favorittkommando for å sende ventende omsetning inn i PCKasse. Knappen åpner Entrii sitt omsetningssync-vindu direkte fra kasse-skjermen, uten at du må logge inn manuelt i backoffice.

1. I Entrii backoffice, gå til Integrasjoner → PCK → Omsetningssync-favoritter og kopier favorittkommandoen for aktuell kasse.

2. I PCKasse under Oppsett → Favoritter, opprett en ny favorittknapp — for eksempel «Synk omsetning Entrii» — og lim inn hele favorittkommandoen. Plasser knappen på et fast sted på kasse-layouten.

3. Ved avstemming: trykk favorittknappen, vent til vinduet viser ventende ordre, og start synkronisering. Følg deretter prosedyren for å kjøre ordrene gjennom kassen (se neste avsnitt).

Sende omsetning inn i kassen

Når Entrii oppretter en ordre i PCKasse — ved billettvalidering, counter-salg, walk-in eller omsetningssync — er ordren ikke ferdig registrert før den er kjørt gjennom kassen og kvittering er skrevet ut. Dette gjelder også ordre som kommer via favorittknappen for omsetningssynk.

1. Etter validering eller omsetningssync: finn den åpne ordren i PCKasse (ofte under ventende ordrer eller som siste opprettede ordre).

2. Kjør ordren gjennom kassen — fullfør betaling/motregning og skriv ut kvittering. Uten dette steget kan billettene være merket brukt i Entrii uten tilsvarende omsetning i PCKasse.

3. Kontroller at ordren inneholder billettvare med riktig beløp og motregningsprodukt for aktuell betalingsmåte. Beløp og antall linjer skal matche det som vises i Entrii for ordren.

TVM og gratisordre

Selvbetjening via PCK TVM og gratisordre (ordre med 0 kr eller 100 % rabatt) må også være med i avstemmingen. De teller ofte fullt ut på besøkstall i Entrii, og skal synkroniseres inn i PCKasse for korrekt besøks- og omsetningsrapportering — også når beløpet er null.

• TVM-salg synkroniseres via agenten på automaten med egne medarbeider- og kundenumre for TVM. Ved avstemming: sammenlign TVM-lisensen separat, eller inkluder den i områdets samlede tall dersom flere lisenser er knyttet til samme område.

• Gratisordre opprettes i Entrii med betalingsmåte som er satt opp med motregningsprodukt — for eksempel «Gratis» eller «Intern». Uten slik kobling kan ordren valideres i Entrii uten at PCK mottar full ordre.

• Ved omsetningssync hentes både betalte og gratisordre som mangler PCK-registrering. Sjekk at 0-kr-ordre likevel får kvittering kjørt i kassen (eller på TVM) slik at besøket registreres i PCK.

Synkroniseringslogg og bekreftelse

Entrii logger hver omsetningssynk slik at du kan bekrefte at ordre er mottatt og feilsøke ved avvik.

• Synkstatus og synkroniseringslogg — i Entrii backoffice under Integrasjoner → PCK. Her ser du hvilke ordre som er sendt, mottatt og bekreftet i PCKasse, inkludert tidsstempel og eventuelle feilmeldinger.

• Omsetningssammenligningsrapport — sammenligner Entrii og PCK for valgt periode og lisens. Bruk denne før og etter synk for å verifisere at avviket er lukket.

• Ordrelogg i Entrii PCK Agent — viser webhook-flyt og kommunikasjon mellom PCK og Entrii på kasse-PC. Nyttig når synkroniseringsloggen viser feil, men du må sjekke om agenten mottok meldingen lokalt.

En vellykket synk skal ende med bekreftet status i synkroniseringsloggen og at omsetningssammenligningsrapporten ikke lenger viser de aktuelle ordrene som manglende. Ved status feilet: noter ordrenummer, sjekk produktmatching og at agenten kjører, og prøv på nytt fra favorittknappen eller bulk-synk.

Flere PCK-lisenser på samme område i Entrii

Et område i Entrii kan ha flere PCK-lisenser — for eksempel innslippskasse, counter, walk-in-kasse og én eller flere TVM-automater. Hver fysisk PCK-installasjon har sitt eget lisensnummer, egen agent og egne medarbeider-/kundenumre.

• Avstem per lisens når du feilsøker — bruk omsetningssammenligningsrapporten med riktig PCK-lisens valgt. Summen på tvers av lisenser skal til slutt stemme med områdets samlede tall i Entrii.

• Favorittknapp og omsetningssync kjøres på den kassen ordren skal registreres i. Ordre knyttet til innslippskassen skal synkroniseres der — ikke på en annen kasse med annen lisens.

• Agent og varesynk: hver lisens trenger agent installert og provisjonert på riktig maskin. Automatisk varekatalog-synk bør kun være aktivert på én primærkasse — ikke på alle lisenser samtidig.

• Bulk omsetningssync fra backoffice lar deg velge hvilken lisens historiske ordre skal sendes til. Ved flere lisenser på samme område: synk hver lisens separat og bekreft i loggen før du avslutter avstemmingen.

Vanlige årsaker til avvik

• Ordre opprettet men ikke kjørt gjennom kassen — vanligste årsak til omsetningsavvik ved innsjekk.

• Agenten kjører ikke — synk og bekreftelse stopper; sjekk system tray og ordrelogg.

• Umatchede produkter eller manglende motregning på gratis betalingsmåte — ordre blir stående i loggen som feilet.

• Synk på feil lisens — tall stemmer i Entrii totalt, men ikke på den enkelte PCK-rapporten du sammenligner med.

• TVM eller gratisordre uten full kvitteringsflyt — besøk registrert i Entrii, men ikke i PCK.