Kom i gang med Microsoft 365 Calendar-integrasjonen

Microsoft 365 Calendar-integrasjonen kobler Entrii til Outlook-kalendere i Microsoft 365, slik at ressursallokeringer på opplevelser kan vises som kalenderhendelser og ekstern opptatt tid kan hindre dobbeltbooking. Integrasjonen passer for virksomheter som planlegger guider, rom eller utstyr i Outlook, og for integrasjonspartnere og administratorer som setter opp koblingen.

Hva du kan gjøre

• Opprette Microsoft 365 Calendar-integrasjon med Azure-detaljer og koble til riktig Microsoft-konto via Koble til Microsoft

• Koble ressurser (guider, rom, utstyr) til integrasjonen og valgfritt en bestemt Outlook-kalender

• Synkronisere bookinger til Outlook når allokeringer opprettes, endres eller slettes på koblede ressurser

• Importere opptatt tid fra Outlook som interne blokker i Entrii, slik at møter og manuell opptatt tid også blokkerer salg

• Tilpasse emne og brødtekst i Outlook-hendelser med maler og flettefelt

• Feilsøke manglende hendelser, OAuth-problemer og konflikter når noe endres manuelt i Outlook

Slik fungerer det

1. Oppsett og innlogging — IT-partner registrerer en Azure-app med kalenderrettigheter. Du oppretter integrasjonen under Konfigurasjon → Integrasjoner og fullfører Koble til Microsoft med kontoen som eier kalenderen.

2. Ressurskobling — på hver ressurs velger du Microsoft Calendar-integrasjon og eventuelt Kalender-ID (valgfritt). Tom kalender-ID betyr standardkalenderen for den koblede Microsoft-kontoen.

3. Utgående synk — bekreftede allokeringer på koblede ressurser opprettes og oppdateres som hendelser i Outlook. Tentative hold synkes bare hvis Synkroniser også tentativ «hold» til kalenderen er slått på.

4. Innkommende synk — planlagt inn-synk leser eksterne hendelser i Outlook som ikke kommer fra Entrii, og oppretter dem som blokker på ressursen. Entrii-egne hendelser hoppes over.

5. Drift og avvik — hvis noen sletter en Entrii-hendelse manuelt i Outlook, endres ikke bookingen automatisk i Entrii; du får varsel og må avklare manuelt.

Hvor du finner den i backoffice

• Konfigurasjon → Integrasjoner — opprett integrasjon med plugin Microsoft 365 Calendar, fyll inn Azure-app (kundens Microsoft Entra), Synkronisering og Kalendertekst (merge tags).

• Integrasjonslisten — handlingen Koble til Microsoft på integrasjonsraden fullfører OAuth. Du skal se Microsoft-konto er koblet til.

• Tilgjengelighet → Ressurser — seksjonen Microsoft 365-kalender med Microsoft Calendar-integrasjon og Kalender-ID (valgfritt).

Forutsetninger

• Microsoft 365 Calendar-integrasjonen er tilgjengelig i din Entrii-installasjon (vanligvis satt opp av Entrii eller integrasjonspartner).

• Azure-app registrert i Microsoft Entra ID med kalenderrettigheter og riktig omdirigerings-URI (se egen IT-guide).

• Køarbeider kjører i produksjon, slik at utgående synk ikke blir stående i kø.

• Ressursene som skal synkroniseres brukes i ressursallokering på opplevelser (sesjoner eller avansert allokering).

• Avklart hvilken Microsoft-konto som skal brukes ved Koble til Microsoft — den må ha tilgang til kalenderen som skal speiles.

• Plan for planlagt inn-synk hvis ekstern opptatt tid i Outlook skal blokkere salg i Entrii.

Begrensninger

• Synkronisering skjer per ressurs, ikke globalt for hele tenanten. Hver ressurs må kobles eksplisitt.

• Seksjonen Microsoft 365-kalender på ressurs-skjemaet vises én gang per tenant (via første Microsoft Calendar-integrasjon). Du trenger normalt ikke duplisere integrasjonen for hver ressurs.

• Uten kjørende køarbeider opprettes bookinger i Entrii, men hendelser kan mangle i Outlook til køen er prosessert.

• Uten planlagt inn-synk importeres ikke ekstern opptatt tid fra Outlook automatisk.

• Manuell sletting eller endring av Entrii-hendelser i Outlook oppdaterer ikke bookingen i Entrii automatisk — du får varsel om Kalenderhendelse mangler i Microsoft.

• Delte romkalendere krever ofte IT-hjelp og riktig kalender-ID; standard oppsett bruker kalenderen til kontoen som koblet til Microsoft.

Kom i gang

1. Azure-appregistrering for Microsoft 365 Calendar i Entrii

2. Oppsett av Microsoft 365 Calendar-integrasjonen

3. Koble ressurser til Microsoft 365-kalender

4. Tilpasse emne og brødtekst i Outlook-hendelser

5. Synkronisere bookinger til Outlook

6. Importere opptatt tid fra Outlook til Entrii

7. Feilsøking og konflikter i Microsoft 365 Calendar-integrasjonen

Relaterte artikler

• Introduksjon til ressurser og ressursgrupper

• Tidslinje og kalender

• Integrasjonsoversikt